TRAZABILIDAD A LAS OPERACIONES CON EXCEL AVANZADO Y MACROS. NO MÁS FIRMAR SOBRE MUESTREOS ALEATORIOS

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La proactividad y emisión de alertas tempranas “mucho antes de” es una premisa ingrata que se esgrime contra la labor del Auditor. Tenemos normas muy duras que prácticamente nos piden que “metamos la mano a la candela” con la atestación de la firma:
Art 581 ET numeral 3: ….la firma del contador público o revisor fiscal en las declaraciones tributarias, certifica los siguientes hechos: “Que las operaciones registradas en los libros se sometieron a las retenciones que establecen las normas vigentes, en el caso de la declaración de retenciones”
Emitir una certificación es una acción que no puede tomarse a la ligera, ya que está en juego la reputación del profesional que la atesta sin las precauciones del caso. Pueden existir situaciones en que esta ingrata actividad pareciera buscar un chivo expiatorio en el cual descargar culpas y responsabilidades, por lo cual hay que tener un método que no le permita caer en el error, el dolo o peor aún, inocentemente caer envuelto en un concierto para delinquir. Antes por el contrario, crear un aura de verdadero fiscal, creando expedientes muy completos en los cuales poco le deja al azar, de tal manera que usted mi estimado quede lo suficientemente blindado contra eventuales afirmaciones en su contra que pongan en duda su recto proceder profesional.
Por otra parte, y como si lo anterior no fuera poco, la famosa ley anticorrupción parece una auténtica “espada de Damocles[1]” que pende en la cabeza del Revisor Fiscal:
Responsabilidad de los Revisores Fiscales. Adiciónese un numeral 5) al artículo 26 de la Ley 43 de 1990, el cual quedará así:
5. Cuando se actúe en calidad de revisor fiscal, no denunciar o poner en conocimiento de la autoridad disciplinaria o fiscal correspondiente, los actos de corrupción que haya encontrado en el ejercicio de su cargo, dentro de los seis (6) meses siguientes a que haya conocido el hecho o tuviera la obligación legal de conocerlo, actos de corrupción En relación con actos de corrupción no procederá el secreto profesional.
Pero, para el artículo citado, ¿Cómo certificar en miles de operaciones si estas efectivamente fueron sometidas a retención?
Los colegas debemos hacer un esfuerzo por dominar el poder de las tecnologías implícitas en las hojas de cálculo. Es hora de explotar su potencial y dejar de mirarlas como una herramienta meramente secretarial, o subutilizarla para hacer en ella, lo que antaño realizábamos en la máquina de escribir. Es demasiado el trabajo a documentar para dedicarle tanto tiempo al mismo.
No tiene justificación hacer anexos, cedulas sumarias, papeles de trabajo o expedientes, si la base de los mismos reposan en la misma información contable de los clientes. Quiere decir esto que gran parte de la información ya fue digitada por otra persona, de tal manera que volver a digitar anexos y reportes carácter por carácter y digito por digito supone una empresa que no es la del Auditor ni la del Contador. La redigitación de los informes es un costo oculto y externalizado en el mismo, pues atenta contra las horas de vida propia común al ser humano que está detrás del profesional de la contaduría.
Una solución para este asunto de poder certificar las operaciones es usar el Excel o cualquier otra hoja de cálculo para hacer análisis y detectar rápidamente que dinámica de cuenta viola o va en contravía de su movimiento natural. De tal manera que para el objeto que perseguimos: Certificar las retenciones, podemos en cuestión de minutos, (no más de cinco) encontrar dentro de la “sopa” transaccional, todo lo que tuvo concurso con la cuenta 2365, y separar todas las operaciones que no fueron objeto de retención. Este etiquetamiento me permitirá encontrar aquellos terceros que debiendo hacer, no se les hizo retención.
Y así con cualquier grupo de cuentas, cuentas auxiliares o terceros que queramos rastrear. La trazabilidad de operaciones con Excel nos permite poner el ojo en donde va la bala. En lugar de solicitar una lista de muestreo estadístico, generar una lista con presuntas inconsistencias. La trazabilidad a las operaciones de inmediato lo pone a usted señor contador, en la esfera que es la propia para la cual fue entrenado: Su ojo clínico evaluador, en lugar de perder el tiempo carpinteando llenando reportes, papeles de trabajo y cedulas sumarias. La tabla dinámica oficia muy bien como anexo o cédula sumaria, la cual toma directamente de las cifras, tal como lo dice el Art. 37 Ley 222/95: “Cifras fielmente tomadas de los libros y previamente confirmadas”.
Más aún: estas tareas al ser repetitivas pueden ser programadas para que se ejecuten de manera automática en la hoja de cálculo, y en lugar de minutos crear todos los reportes que a bien tenga imaginar ¡en segundos!
Acceder a este conocimiento no es para nada complejo: está al alcance de cualquier usuario familiarizado con la hoja de cálculo Excel.
Si los contadores no dan un paso al frente en este asunto, seguirán sucumbiendo a la andanada de responsabilidades que año tras año lo empujan contra la pared. Pues bien: Existe una salida y es el Excel Avanzado y las macros. Abra su mente, dese la oportunidad de cambiar y ser un contador de la nueva era, que vuelve a retomar su razón de ser: Apoyar la toma de decisiones y cumplir con todas las actividades que cita el capítulo 2, artículo 3 del decreto 2649.

*Alejandro Quiceno Garcia
MVP Microsoft
http://alejandroquiceno.blogspot.com

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